ACTForum.de

Hallo zusammen,

ACT 1 Premium.
Gibt es die Möglichkeit dass ACT beim Anlegen eines neuen Kontaktes ein Feld (z.B. die Telefonnummer) überprüft, ob die bereits in der Datenbank vorliegt? Oder gibt es sonst einen Weg Dubletten zu verhindern, ausser vor jedem Eintragen eines neuen Kontzaktes manuell zu prüfen, ob der schon vorliegt?

Danke und Grüße
Tim Baxmeyer

Hallo Herr Baxmeyer,

kontrollieren Sie über Extras, Einstellungen, welcher Weg für die Dublettensuche eingestellt ist. Standard ist "Firma, Kontakt, Telefon".
Als Administrator könnten Sie diese Einstellung für die Datenbank ändern, als Benutzer nur die Suche nach Dubletten durchführen.
Dann gibt es dann da noch den Knopf "Dublettensuche aktivieren" (oder so ähnlich). Ist der gesetzt, sollte ACT beim Anlegen eines neuen Kontaktes vor einer Kopie warnen, wenn denn alle 3 ausgewählten Kriterien übereinstimmen.

Hallo Frau Weigoldt,

bei einem Mitarbeiter hat es funktioniert, auf meinem Rechner nicht. Müssen übrigens alle drei Felder übereinstimmen oder kann man sich auf ein oder zwei Felder limitieren? Ich fände es besser, wenn ACT bei nur einer Übereinstimmung ein Nachricht gibt. Haben Sie Erfahrungen damit?

Grüße
Tim

Hallo Herr Baxmeyer,

die von Admin für die Datenbank festgelegten Einstellungen gelten zumindest als Vorschlag für alle Anwender und könnten theoretisch auch nur ein einziges Feld enthalten.

Aber Vorsicht: diese Einstellung wirkt auch z.B. bei Importen oder Synchronisationen!!!!!

Im übrigen könnte ja durchaus der Fall eintreten, daß Sie ein und dieselbe Telefonnummer (mit gleich dahinter angegebener Durchwahl) bei zwei verschiedenen Kontakten in einer Firma finden und das zu Recht, weil beide sich ein Telefon teilen.

Zum "Zwischendurch mal suchen" was denn so in der Datenbank abgeht, kann Anwender für jede Suche nach "Doppelten" den Filter beliebig verändern - an der für die Datenbank getroffenen Einstellung ändert sich dadurch nichts.