Hallo.
Ich arbeite für verschiedene Unternehmen und möchte hierzu eine Aktivitätenliste für Telefonie erstellen. Ergebnis soll sein, für einen bestimmten Zeitraum Zahlen über geführte Telefonate (Anzahl/Zeitaufwand) für die verschiedenen Unternehmen zu bekommen.
Ich habe alle Kontakte in verschiedenen Gruppen (Firmen) sowie alle Protokolle mit den entsprechenden Gruppeninfo deklariert.
Bis jetzt habe ich zwar die Möglichkeit gefunden alle Protokolle (also Notiz, Anruf, Email etc.) zu zählen, aber nicht nur für Anrufe.
Ich kann die Kontakte natürlich filtern, aber Notiz/Protokoll kann ich nicht filtern.
Grundsätzliche Frage: Geht das überhaupt? Wenn ja, wie filtere ich?
Problematisch auch, wenn ein Kontakt zu verschiedenen Gruppen gehört und dort auch unterschiedliche Gespräche laufen.
Ich wäre dankbar um eine konstruktive Antwort (auch wenn es nicht gehen sollte)
MfG.
Ralph Höppner
Berichte in Act! 6.0 über Telefonaktivität
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Michael Brietzke
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Hallo Herr Höppner,
verwenden Sie zunächst die Suche ---- Kontakttätigkeit.
Setzen Sie hier den Filter auf Protokolle und auf Anrufe, den Protokollfilter setzen Sie außerdem noch auf alle gewünschten Anruftypen und ein Zeitraster.
ACT! erstellt ihnen nun eine Suche über die gewünschten "Telefonkontakte".
Wenn ihnen das reicht können Sie hier schon gewisse Ergebnisse entnehmen indem Sie die Kontakte der Reihe nach analysieren.
Über den Bericht Tätigkeiten/verbrauchte Zeit setzen Sie den Filter auf aktuelle Suche und erhalten so auch noch eine Liste aller Telefonate.
verwenden Sie zunächst die Suche ---- Kontakttätigkeit.
Setzen Sie hier den Filter auf Protokolle und auf Anrufe, den Protokollfilter setzen Sie außerdem noch auf alle gewünschten Anruftypen und ein Zeitraster.
ACT! erstellt ihnen nun eine Suche über die gewünschten "Telefonkontakte".
Wenn ihnen das reicht können Sie hier schon gewisse Ergebnisse entnehmen indem Sie die Kontakte der Reihe nach analysieren.
Über den Bericht Tätigkeiten/verbrauchte Zeit setzen Sie den Filter auf aktuelle Suche und erhalten so auch noch eine Liste aller Telefonate.
Hallo Herr Brietzke.
Danke für die schnelle Antwort. Die Suche-Kontakttätigkeit ist mir in der ganzen Zeit nicht aufgefallen...
Mit dieser Hilfe kann ich auf jeden Fall alle Anrufe filtern.
Wie kann ich nun diese Telefonate noch in die entsprechenden Gruppen sortieren? Bei Kontakten die nur einer Gruppe angehören..kein Problem (Suche eingrenzen) aber bei Mehrfach-Gruppen wird es schwierig. Gibt es die Möglichkeit in Berichten für Notizen/Protokolle einen Filter zu setzen der auf die verschiedenen Anruftypen wirkt? Ergebnis also alle Anrufe nach der Gruppe aufgelistet.
Der Bericht Tätigkeiten/verbrauchte Zeit wirkt ja nur auf Tätigkeiten nicht auf Notizen. Ich habe schon mal versucht den anzupassen, komme da aber nicht weiter.
Grüße,
Ralph Höppner
Danke für die schnelle Antwort. Die Suche-Kontakttätigkeit ist mir in der ganzen Zeit nicht aufgefallen...
Mit dieser Hilfe kann ich auf jeden Fall alle Anrufe filtern.
Wie kann ich nun diese Telefonate noch in die entsprechenden Gruppen sortieren? Bei Kontakten die nur einer Gruppe angehören..kein Problem (Suche eingrenzen) aber bei Mehrfach-Gruppen wird es schwierig. Gibt es die Möglichkeit in Berichten für Notizen/Protokolle einen Filter zu setzen der auf die verschiedenen Anruftypen wirkt? Ergebnis also alle Anrufe nach der Gruppe aufgelistet.
Der Bericht Tätigkeiten/verbrauchte Zeit wirkt ja nur auf Tätigkeiten nicht auf Notizen. Ich habe schon mal versucht den anzupassen, komme da aber nicht weiter.
Grüße,
Ralph Höppner
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Ingrid Weigoldt
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Michael Brietzke
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Hallo Herr Höppner,
die Funktion Notiz einfügen braucht man eigentlich gar nicht, denn beim Protokolleintrag kann man ja beliebig viel Text als Kommentar eintragen, auch nachträglich und die Protokolle sind besser auswertbar als Notizen.
Nach der Suche der Kontakttätigkeit läßt sich natürlich auch eine temporäre Gruppe anlegen die das Suchergebnis enthält.
die Funktion Notiz einfügen braucht man eigentlich gar nicht, denn beim Protokolleintrag kann man ja beliebig viel Text als Kommentar eintragen, auch nachträglich und die Protokolle sind besser auswertbar als Notizen.
Nach der Suche der Kontakttätigkeit läßt sich natürlich auch eine temporäre Gruppe anlegen die das Suchergebnis enthält.
Hallo Herr Brietzke.
Im Grunde richtig, das mit der Funktion Notiz einfügen nicht viele Möglichkeiten zur Auswertung entstehen. Jedoch werden Anrufe über Act im Bereich Notizen/Protokolle als Protokoll abgelegt. Bisher habe ich keine Möglichkeit gefunden diesen Bereich auszuwerten (also z.b. alle Anrufe). das Ergebnis ist immer eine kpl. Auswertung des Bereiches Notizen/Tätigkeiten ohne das ich hier nochmals filtern kann.
Die richtige Auswertung würde ich bekommen, wenn eine Einstellung ähnlich der "Suche->Kontakttätigkeit->Protokolle->Protokolltypen auswählen" bei der Berichterstellung vorhanden wäre oder über einen Befehl das zu realieren wäre. Ist Ihnen soetwas bekannt?
-> Frau Weigold: Danke für den Tip mit Act Control. In einer größeren Arbeitsumgebung oder vielfältigen Analyseanforderungen sehe ich das Tool gut platziert. Bei mir als alleiniger Nutzer und der Anforderung nach einem, scheinbar, aussergewöhnlichen Berichts sehe ich das als überdimensioniert an. Die Anschaffungskosten sowie die Einarbeitung schätze ich als zu hoch ein (für meine Bedürfnisse).
Grüße und DANKE.
Im Grunde richtig, das mit der Funktion Notiz einfügen nicht viele Möglichkeiten zur Auswertung entstehen. Jedoch werden Anrufe über Act im Bereich Notizen/Protokolle als Protokoll abgelegt. Bisher habe ich keine Möglichkeit gefunden diesen Bereich auszuwerten (also z.b. alle Anrufe). das Ergebnis ist immer eine kpl. Auswertung des Bereiches Notizen/Tätigkeiten ohne das ich hier nochmals filtern kann.
Die richtige Auswertung würde ich bekommen, wenn eine Einstellung ähnlich der "Suche->Kontakttätigkeit->Protokolle->Protokolltypen auswählen" bei der Berichterstellung vorhanden wäre oder über einen Befehl das zu realieren wäre. Ist Ihnen soetwas bekannt?
-> Frau Weigold: Danke für den Tip mit Act Control. In einer größeren Arbeitsumgebung oder vielfältigen Analyseanforderungen sehe ich das Tool gut platziert. Bei mir als alleiniger Nutzer und der Anforderung nach einem, scheinbar, aussergewöhnlichen Berichts sehe ich das als überdimensioniert an. Die Anschaffungskosten sowie die Einarbeitung schätze ich als zu hoch ein (für meine Bedürfnisse).
Grüße und DANKE.
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Ingrid Weigoldt
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- Wohnort: Viernheim
Hallo MrSmith,
ACTControl hat mit Sicherheit seinen Preis, ist ihn aber unbedingt wert. Die Einarbeitungszeit würde ich eher nicht als "zu hoch" bewerten, Sie würden sehr schnell zu Resultaten kommen.
Eine andere Alternative, wie Sie Ihr Problem lösen könnten wäre:
Sie haben ACCESS? Sie kennen sich damit aus? Dann brauchen Sie nur noch ACT!Extract (kostet auch was).
Mit ACT!Extract können Sie die einzelnen ACT!Datentabellen darstellen und sich dann selbst mit Abfragen an das von Ihnen gewünschte Ergebnis heranarbeiten und z.B. jede gewünschte Auswertung erstellen.
Das geht allerdings nicht ohne Einarbeitungszeit (weil Sie zunächst ja mal die Struktur einer ACT!Datenbank kennenlernen müssen) und ist auch mit Zeitaufwand für die Erstellung der Abfragen/Berichte verbunden.
ACTControl hat mit Sicherheit seinen Preis, ist ihn aber unbedingt wert. Die Einarbeitungszeit würde ich eher nicht als "zu hoch" bewerten, Sie würden sehr schnell zu Resultaten kommen.
Eine andere Alternative, wie Sie Ihr Problem lösen könnten wäre:
Sie haben ACCESS? Sie kennen sich damit aus? Dann brauchen Sie nur noch ACT!Extract (kostet auch was).
Mit ACT!Extract können Sie die einzelnen ACT!Datentabellen darstellen und sich dann selbst mit Abfragen an das von Ihnen gewünschte Ergebnis heranarbeiten und z.B. jede gewünschte Auswertung erstellen.
Das geht allerdings nicht ohne Einarbeitungszeit (weil Sie zunächst ja mal die Struktur einer ACT!Datenbank kennenlernen müssen) und ist auch mit Zeitaufwand für die Erstellung der Abfragen/Berichte verbunden.
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt
Ingrid Weigoldt
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Michael Brietzke
- Beiträge: 388
- Registriert: Mittwoch 16. Januar 2002, 01:00
- Wohnort: Hofgeismar
Hallo Herr Brietzke.
Danke für die schnelle Antwort. An diesem Punkt war ich auch schon. Das Ergebnis würde ausreichen wenn nicht ein kleiner Fehler darin wäre: Der Bericht erfasst nur die Protokolle, die direkt über eine angelegte Tätigkeit erstellt werden. Wenn ich im Kontakt direkt anrufe, dann erstellt Act ein Protokoll das sich eigentlich nicht von Tätigkeiten-Protokoll unterscheidet, jedoch im Bericht wird dieser nicht erfasst. Scheinbar hinterlegt Act in der DB einen Schalter der dies definiert. Der Bericht muss also auch auf diesen Schalter reagieren.
Beispiel: Habe einen Kontakt mit etwa 20 Anrufen, und 2 vergangenen Tätigkeiten (Anruf). Auf dem Bericht erscheinen nur die aktiven und deaktivierten Anrufe (also 2), nicht die 18 anderen.
Da ist der Hund begraben
Ich müsste den vorgeschlagenen Bericht so verändern das die Auswahl "Bericht erstellen" nicht auf Tätigkeiten filtert sondern auf Protokolle. Das habe ich schon erfolglos versucht. Der richtige Weg wäre das.
Wenn diese Hürde genommen ist, dann muss ich noch im Bericht die Protokolle filtern, die auf bestimmte Gruppen hinweisen und nur Anrufe beeinhalten. Dann hätte ich das perfekte Ergebnis.
Wenn Ihnen dazu etwas einfällt...Bin offen für Anregungen.
MfG.
Ralph Höppner
Danke für die schnelle Antwort. An diesem Punkt war ich auch schon. Das Ergebnis würde ausreichen wenn nicht ein kleiner Fehler darin wäre: Der Bericht erfasst nur die Protokolle, die direkt über eine angelegte Tätigkeit erstellt werden. Wenn ich im Kontakt direkt anrufe, dann erstellt Act ein Protokoll das sich eigentlich nicht von Tätigkeiten-Protokoll unterscheidet, jedoch im Bericht wird dieser nicht erfasst. Scheinbar hinterlegt Act in der DB einen Schalter der dies definiert. Der Bericht muss also auch auf diesen Schalter reagieren.
Beispiel: Habe einen Kontakt mit etwa 20 Anrufen, und 2 vergangenen Tätigkeiten (Anruf). Auf dem Bericht erscheinen nur die aktiven und deaktivierten Anrufe (also 2), nicht die 18 anderen.
Da ist der Hund begraben
Ich müsste den vorgeschlagenen Bericht so verändern das die Auswahl "Bericht erstellen" nicht auf Tätigkeiten filtert sondern auf Protokolle. Das habe ich schon erfolglos versucht. Der richtige Weg wäre das.
Wenn diese Hürde genommen ist, dann muss ich noch im Bericht die Protokolle filtern, die auf bestimmte Gruppen hinweisen und nur Anrufe beeinhalten. Dann hätte ich das perfekte Ergebnis.
Wenn Ihnen dazu etwas einfällt...Bin offen für Anregungen.
MfG.
Ralph Höppner
ActControl
Hallo Frau Weigold.
Ich werde testweise das Actcontrol mal ausprobieren, evtl. ist die Einarbeitung doch einfacher als ich denke. Wenn ich da zum Ergebnis komme, kann man über die Kosten ja nochmal nachdenken.
Danke für den weiteren Hinweis mit Extract, in Datenbanken bin ich nicht sonderlich fit. Da auch in Act! die DB in Englisch geführt wird, verdoppelt sich mein Problem.
Ich bleibe dran und halte das Forum auf dem laufenden.
MfG.
Ralph Höppner
Ich werde testweise das Actcontrol mal ausprobieren, evtl. ist die Einarbeitung doch einfacher als ich denke. Wenn ich da zum Ergebnis komme, kann man über die Kosten ja nochmal nachdenken.
Danke für den weiteren Hinweis mit Extract, in Datenbanken bin ich nicht sonderlich fit. Da auch in Act! die DB in Englisch geführt wird, verdoppelt sich mein Problem.
Ich bleibe dran und halte das Forum auf dem laufenden.
MfG.
Ralph Höppner